Integritetspolicy.

Martiq Advokatbyrå AB, org. nr 559135-8105, Brunnsgatan 21 A, 111 38 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs nedan. Det innebär att vi ansvarar för att personuppgifterna behandlas korrekt och i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

Om du har frågor avseende vår personuppgiftsbehandling eller om du vill utöva dina rättigheter, kan du vända dig till oss per brev till adressen ovan eller via e-post till info@martiq.se.

Personuppgifter är information som, direkt eller indirekt, kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Vi samlar in och behandlar följande typer av personuppgifter:

• Identifikationsuppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, postadress).
• Ärendespecifik information: dokument och uppgifter kopplade till din juridiska situation, såsom avtal, korrespondens och annan information som är nödvändig för att tillhandahålla juridisk rådgivning.
• Ekonomisk information: betalningsinformation och andra finansiella uppgifter som krävs för fakturering och administration av arvoden.
• Särskilda kategorier av personuppgifter: hälsouppgifter, uppgifter om fackligt medlemskap, uppgifter om politiska åsikter samt uppgifter om brottsliga handlingar, i den mån det är nödvändigt för handläggningen av ditt ärende.
• Webbplatsdata: IP-adress, cookiedata, webbläsarinformation och beteendedata som samlas in vid besök på vår webbplats.
• Kommunikationsuppgifter: e-postadress och namnuppgifter i samband med prenumeration på vårt nyhetsbrev eller andra utskick.
• Rekryteringsuppgifter: CV, personligt brev, betyg, referenser och övriga uppgifter som lämnas i samband med ansökan om anställning hos oss.

Vi samlar in personuppgifter direkt från dig när du kontaktar oss eller anlitar våra tjänster. Vi samlar även in personuppgifter från externa källor, såsom din arbetsgivare, andra personer relaterade till ditt ärende, offentliga eller privata register samt andra externa informationskällor.

Det finns ingen skyldighet att lämna personuppgifter till oss, men om så inte sker kan vi vara förhindrade att acceptera ett uppdrag eller ingå avtal, eftersom vi då inte kan genomföra nödvändiga jävs- och bakgrundskontroller eller vidta andra åtgärder som krävs enligt lag och god advokatsed. I vissa fall har vi en skyldighet att verifiera den information som lämnas till oss och kan då komma att inhämta kompletterande information från ovan nämnda källor.

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• Tillhandahålla juridisk rådgivning och representation: för att kunna företräda dig i rättsliga ärenden och tillhandahålla kvalificerad juridisk rådgivning.
• Fullgöra rättsliga förpliktelser: för att uppfylla lagstadgade krav enligt bland annat lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen), inklusive krav på kundkännedom och övervakning, samt bokföringslagen (1999:1078) och andra tillämpliga författningar.
• Administrera uppdrag: för att hantera klientförfrågningar, fakturering, arvodesredovisning och övrig uppdragsrelaterad administration.
• Intern riskhantering: för att genomföra kundkännedomsåtgärder, hantera intressekonflikter och andra risker enligt Advokatsamfundets regler.
• Arkivering: för att uppfylla vår arkiveringsskyldighet enligt Advokatsamfundets regelverk.
• Verksamhets- och metodutveckling: för att vidareutveckla våra arbetsmetoder och tjänster, genomföra klient- och marknadsanalyser samt ta fram statistiskt underlag.
• Nyhetsbrev och kommunikation: för att skicka juridiska uppdateringar, nyhetsbrev och annan relevant information till dig som har anmält intresse för sådana utskick.
• Rekrytering: för att hantera ansökningar om anställning hos oss, inklusive bedömning av kandidaters kvalifikationer och lämplighet.

Rättslig grund

Behandlingen av dina personuppgifter baseras på:

• Fullgörande av avtal: när behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt uppdrag gentemot dig.
• Rättsliga förpliktelser: när behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som åvilar oss, exempelvis enligt penningtvättslagen (kundkännedom och bevarande av handlingar) och bokföringslagen (räkenskapsinformation), eller när behandlingen krävs för att fullgöra lagstadgad skyldighet, efterkomma domstolsbeslut eller myndighetsbeslut.
• Berättigat intresse: när vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter, exempelvis för intern administration, riskhantering och intressekonfliktkontroller.
• Samtycke: när behandlingen baseras på ditt uttryckliga samtycke, exempelvis vid utskick av nyhetsbrev. Avseende rekrytering baseras behandlingen på berättigat intresse att bedöma kandidaters lämplighet, alternativt på åtgärder som vidtas på den sökandes begäran innan ett eventuellt avtal ingås.

Vi delar dina personuppgifter endast när det är nödvändigt för att fullgöra vårt uppdrag eller när vi är skyldiga enligt lag. Detta kan innebära delning med domstolar, myndigheter, motparter och deras ombud samt med våra IT-leverantörer som agerar i egenskap av personuppgiftsbiträden under personuppgiftsbiträdesavtal. Delning av personuppgifter sker alltid med beaktande av den advokatsekretess som gäller för vår verksamhet, vilket innebär att vi inte lämnar ut uppgifter som omfattas av tystnadsplikten om det inte föreligger en rättslig skyldighet att göra det eller klientens samtycke har inhämtats.

Alla våra personuppgiftsbiträden är noggrant utvalda och har förbundit sig att behandla personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och våra instruktioner.

Vi strävar efter att inte överföra dina personuppgifter utanför EU/EES. Om det ändå sker, säkerställer vi att adekvata skyddsåtgärder vidtas enligt GDPR, exempelvis genom:

• Standardavtalsklausuler godkända av EU-kommissionen.
• Överföring till länder med beslut om adekvat skyddsnivå.
• Andra lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med GDPR.

Vi lagrar dina personuppgifter under den tid som krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen samt i enlighet med tillämplig lagstiftning och Advokatsamfundets regler. Följande lagringstider tillämpas:

• Uppdragsrelaterade handlingar: tio (10) år efter avslutat uppdrag i enlighet med Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed, eller längre om det motiveras av uppdragets natur och komplexitet.
• Bokföringsmaterial: sju (7) år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen.
• Kundkännedomshandlingar enligt penningtvättslagen: fem (5) år efter det att affärsförbindelsen upphörde eller den enstaka transaktionen utfördes, med möjlighet till förlängning upp till tio (10) år vid begäran från Finanspolisen.
• Nyhetsbrev: till dess att du avregistrerar dig från utskicket eller återkallar ditt samtycke.
• Rekryteringsuppgifter: upp till två (2) år efter avslutad rekryteringsprocess, såvida inte samtycke till längre lagring har lämnats.

Utöver ovanstående kan personuppgifter komma att lagras längre om det krävs med hänsyn till preskriptionstider för eventuella rättsliga anspråk eller om det föreligger andra lagstadgade krav. Efter att lagringstiden har löpt ut raderas eller anonymiseras dina personuppgifter på ett säkert sätt.

Vi vidtar nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, ändring, förlust och förstörelse. Dessa åtgärder inkluderar:

• Kryptering av känsliga uppgifter.
• Åtkomstkontroller och behörighetsstyrning.
• Regelbundna säkerhetsuppdateringar.
• Säkerhetskopiering av data.
• Utbildning av personal i dataskydd.

Vår personal omfattas av den lagstadgade advokatsekretessen och tystnadsplikten enligt 8 kap. 4 § rättegångsbalken samt Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed. Tystnadsplikten innebär att uppgifter som anförtrotts oss inom ramen för advokatverksamheten inte får röjas utan klientens samtycke, om inte annat följer av lag. Våra personuppgiftsbiträden och övriga samarbetspartners är bundna av sekretessavtal som säkerställer ett motsvarande skydd för dina personuppgifter.

Du har följande rättigheter enligt GDPR:

• Rätt till tillgång (registerutdrag): du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Observera att rätten till tillgång kan vara begränsad med hänsyn till advokatsekretessen. Uppgifter som omfattas av tystnadsplikten gentemot annan klient kan inte lämnas ut i ett registerutdrag.
• Rätt till rättelse: du kan begära att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
• Rätt till radering: under vissa omständigheter kan du begära att dina personuppgifter raderas. Denna rätt är begränsad och gäller inte uppgifter som vi är skyldiga att bevara enligt lag, exempelvis enligt penningtvättslagen eller bokföringslagen, eller uppgifter som omfattas av Advokatsamfundets arkiveringskrav. Rätten till radering avser i första hand sådana uppgifter som behandlas med stöd av ditt samtycke, om du väljer att återkalla detta.
• Rätt till begränsad behandling: du kan i vissa fall begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifternas riktighet.
• Rätt till dataportabilitet: du har rätt att få ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, om behandlingen baseras på ditt samtycke eller ett avtal.
• Rätt att återkalla samtycke: om behandlingen baseras på samtycke, har du rätt att när som helst återkalla det. En återkallelse påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades.
• Rätt att invända: du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse. Vid en sådan invändning kommer vi att pröva om våra berättigade skäl för behandlingen väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Om behandlingen sker för direkt marknadsföring har du alltid rätt att invända, varvid behandlingen för sådant ändamål upphör.
• Automatiserat beslutsfattande: vi använder inte automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Om du har några frågor om vår personuppgiftsbehandling, eller om du vill utöva någon av rättigheterna ovan, vänligen kontakta oss på:

Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina uppgifter i strid med gällande dataskyddsregler. IMY kan kontaktas via imy.se eller per post till Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.

Vår webbplats använder cookies och liknande tekniker för att säkerställa webbplatsens funktionalitet, analysera besökstrafik och förbättra användarupplevelsen. Nödvändiga cookies placeras med stöd av berättigat intresse, medan analys- och marknadsföringscookies endast placeras efter ditt samtycke. Du kan när som helst ändra dina cookieinställningar via vår webbplats. Mer information om vår användning av cookies finns i vår separata cookiepolicy.

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan. Vid väsentliga ändringar som påverkar din personuppgiftsbehandling kommer vi att informera dig genom ett meddelande på vår webbplats eller via e-post. Den senaste versionen av policyn finns alltid tillgänglig på martiq.se. Vi rekommenderar att du regelbundet tar del av policyn för att hålla dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter.